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Anwendungsbericht: House of Policies

Ausgabe 01/2014: Richtlinien-Management im MAN Konzern

IT-Unterstützung für konzernweite Corporate Governance steht zunehmend im Scheinwerferlicht deutscher Firmenlenker. Vor allem börsennotierte Unternehmen setzen dabei auf integrierte Plattformlösungen – so auch die MAN SE. Der Konzern stellt das Richtlinienmanagement auf eine moderne IT-Lösung um. Das Ziel: Konzernübergreifende Verfügbarkeit aller Richtliniendokumente mit einer elektronischen Verwaltung. Q_PERIOR begleitet das Projekt als Umsetzungspartner.

Herzstück der neuen IT-Lösung stellt ein Portal dar, das Richtlinien für alle Mitarbeiter an zentraler Stelle verfügbar macht. Eine intuitive und leicht verständliche Menüführung soll eine möglichst hohe Akzeptanz des Systems und einen schnellen Zugriff auf relevante Richtliniendokumente gewährleisten. Das Portal enthält zudem ein effektives Versionsmanagement, das es ermöglicht, unkompliziert Updates bestehender Dokumente auszuführen und damit die Richtlinien stets aktuell zu halten. Die Mitarbeiter haben dabei die Möglichkeit, sich über abonnierte Nachrichten fortlaufend über Regeländerungen auf dem Laufenden zu halten.

Neben dem verbesserten Zugang für die Mitarbeiter ergeben sich darüber hinaus Vorteile für Compliance- und Fachabteilungen: Das professionelle IT-Tool ermöglicht die Veröffentlichung neuer oder überarbeiteter Richtlinien in einer einheitlichen Struktur und schafft damit Transparenz über den konzernweiten Richtlinienbestand. Dies erleichtert den Abgleich von Richtlinien, die von unterschiedlichen Fachbereichen und Konzerngesellschaften stammen. Ergänzend dazu liefern Versionierungen und Protokollierungen Sicherheit über den Zeitpunkt der Veröffentlichung und Inkraftsetzung von Richtlinien. Diese Anforderung gewinnt vor allem mit Blick auf regulatorische Vorgaben an Bedeutung. Denn Vorstände und Geschäftsführer sind immer häufiger gezwungen, Art und Umsetzung geeigneter GRC-Maßnahmen (Governance, Risk and Compliance) gegenüber den Aufsichtsbehörden nachzuweisen. Verwiesen sei in diesem Zusammenhang beispielsweise auf die Empfehlungen des DCGK (Deutscher Corporate Governance Kodex).

Unabdingbar: Anforderungen definieren

MAN hat vor diesem Hintergrund zunächst konzernweit einheitliche Standards für Richtlinien geschaffen und mit einer schrittweisen Überarbeitung des Richtlinienbestands die entscheidenden Vorarbeiten geleistet, um die geplante IT-Lösung für das „House of Policies“ zu realisieren.
Das von MAN entwickelte Lastenheft für die neue IT-Lösung umfasst vor allem:

  • Bedienkomfort: Das neue Portal zielt auf den Benutzer, der Richtlinien auffinden und anwenden soll. Bedienkomfort und Nutzerfreundlichkeit bei der Richtliniensuche stehen daher im Vordergrund.
  • Integration: Das neue IT-Tool soll sich nahtlos in bestehende IT-Systeme und Organisationsstrukturen, beispielsweise auch auf der Ebene von Tochtergesellschaften, integrieren lassen.
  • Performance: Das System soll auf lange Sicht die sich verändernden unternehmerischen und technischen Rahmenbedingungen berücksichtigen und gleichzeitig leistungsstark genug sein, um eine große Nutzergruppe ohne lange Aufrufzeiten bei den Dokumenten abzuwickeln.
  • „No over-engineering“: Dieses MAN-Projektmotto zielt auf die Balance von Standardisierung und Individualisierung ab. MAN bevorzugt eine Standardlösung, welche sich unter Kosten-Nutzen-Erwägungen sinnvoll an die spezifischen MAN-Bedarfe anpassen lässt.

Microsoft SharePoint als technisches Grundgerüst

Die Richtlinienplattform arbeitet auf Basis von Microsoft SharePoint. Das erleichtert die Integration in bestehende IT-Strukturen und hält den Aufwand für Eigenentwicklungen gering. Die Architektur des „House of Policies“ auf einen Blick:

  • Die von MS SharePoint bereitgestellten Grundfunktionalitäten für Dokumentmappen und Listen gewährleisten eine optimale Datenhaltung. Hinzu kommt eine Vorarchivierung für inaktive Dokumente.
  • Eine Geschäftslogik verwaltet den Informationsbereich des „House of Policies“ und stellt die Suchfunktionen für die Richtlinienplattform bereit.
  • Endanwender und Administratoren erhalten darüber hinaus eigene Bedienoberflächen.

Methodisch setzen die Experten von MAN und Q_PERIOR auf Deliverable Based Planning. Features und für das Portal geplante Funktionen lassen sich zu diesem Zweck aus dem Lastenheft ableiten und geben anschließend die erforderlichen Arbeitsschritte und deren zeitliche Abstimmung vor.

Bereits erfolgreich gelieferte Objekte stehen dabei in einer eigenen Übersicht zur Verfügung, die damit den aktuellen Projektstand sowie den Status für jedes ausstehende Objekt widerspiegelt.

Best Practice: Change Advisory Board

Damit das Team zügig auf Veränderungen und Anpassungen im laufenden Prozess reagieren kann, hat MAN ein Gremium für Änderungsanforderungen (Change Advisory Board) einberufen. Auf diesem Wege ist die notwendige Flexibilität von vornherein in den Prozess integriert, ohne die Entscheidungsfähigkeit einzuschränken.

Dafür haben die Projektmanager zu Projektbeginn ein standardisiertes Vorgehen vereinbart, um Veränderungen gegenüber dem ursprünglichen Konzept zu berücksichtigen und sowohl technische wie auch fachliche Konsequenzen zu jeder Zeit im Blick zu behalten. Vor allem bei Lieferobjekten, die voneinander abhängen, hat sich dieses Vorgehen bewährt, ebenso wie ein kontinuierlicher Austausch zwischen Entwicklerteam und fachlich verantwortlichen Auftraggebern. Zum Erfolg trugen insbesondere bei:

  • Workshops zur Abstimmung über die zu entwickelnden Lieferobjekte. Die Benutzeroberflächen wurden beispielsweise durch Vorabansichten (Mock-Ups) visualisiert und abgestimmt. Auf diese Weise ließ sich frühzeitig  ein gemeinsames Verständnis über die konkrete Umsetzung erzielen.

  • Bei der Erstellung des DV-Konzepts hat sich die Aufteilung in verschiedene Themenblöcke als besonders zielführend erwiesen. Die daraus resultierenden Arbeitspakete lassen sich jeweils separat mit den jeweiligen fachlichen Ansprechpartnern bewältigen.

  • Organisatorisch profitiert vor allem das Change Management von diesem Vorgehen, da sich einzelne Projekterfolge auf diese Weise besonders zügig sichtbar machen lassen. Darüber hinaus lassen sich ansonsten erst spät im Projekt festgestellte Fehlentwicklungen von Beginn an verhindern. Das erspart kosten- und zeitintensive Korrekturschleifen.


Perspektive: Go-live und Support

Der Pilot des House of Policies ist bei MAN für den Herbst 2014 geplant. Das Unternehmen bereitet sich bereits jetzt darauf vor, zielgerichtete Schulungen durchzuführen und im „House of Policies“ einen umfassenden Hilfebereich einzurichten. Hier werden unter anderem Videotutorials für ein bestmögliches Verständnis der neuen Plattform zur Verfügung stehen. Zudem steht ein Team von Q_PERIOR für den 2nd und 3rd Level Support sowie für mögliche Wartungsarbeiten und Weiterentwicklungen bereit.